Tổ chức hội nghị, hội thảo

Làm thế nào để có thể tổ chức một cuộc hội thảo

Tổ chức một cuộc Hội thảo (hội thảo trong nước, hội thảo quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị quốc tế, diễn đàn, forum)  không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nó đòi hỏi phải có kế hoạch trước hàng năm trong đó phải chú trọng đến từng chi tiết và bao gồm dự báo rủi ro có thể xảy ra trước khi thực hiện. Tuy nhiên quy trình tổ chức Hội thảo sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn thực hiện 10 bước đơn giản và hiệu quả dưới đây:

Bước 1 – Đánh giá nhu cầu

Việc giành thời gian, năng lượng và kinh phí để tổ chức một Hội thảo sẽ trở lên vô nghĩa nếu bạn không thể đảm bảo sẽ có người tham dự. Dù bạn dự định tổ chức Hội thảo trong lĩnh vực nào thì bạn cũng phải đảm bảo lĩnh vực đó có đủ nhu cầu. Một cách tốt nhất để kiểm tra xem có bao nhiêu người đang tìm kiếm sự kiện tương tự như của bạn là hãy tham khảo các số liệu trong lịch sử tìm kiếm của Google. Ví dụ, bạn dự định tổ chức 1 cuộc hội thảo về Xe Vespa cổ và bạn biết rằng hàng tháng có 50.000 người đã tìm kiếm trên Google về Xe Vespa cổ, khi đó có thể chắc chắn rằng hội thảo bạn định tổ chức sẽ có người tham dự. Nhưng bạn cũng có thể đặt câu hỏi, liệu thông tin đó có phải là thông tin duy nhất của Google? Không. Google đưa ra 1 công cụ có tên là freekeyword statistics để bạn có thể xem khối lượng tìm kiếm đối với mỗi cụm từ có thể.

 Bước 2 – Chọn nội dung

Khi bạn đã nhận thấy có đủ nhu cầu cho lĩnh vực bạn định tổ chức Hội thảo (hội thảo trong nước, hội thảo quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị quốc tế, diễn đàn, forum), khi đó bạn phải quyết định nội dung nào sẽ được trình bày trong Hội thảo. Hãy suy nghĩ kỹ về điều này. Bạn muốn các bài trình bày sẽ tập trung vào chủ đề nào? Hãy cố găng làm cho Hội thảo của bạn trở lên nổi bật. Điểm then chốt nào sẽ đảm bảo rằng những người quan tâm sẽ thích thú về Hội thảo? Có chủ đề nào nóng hổi trong ngành công nghiệp của bạn không? Có cuộc tranh luận nào đang diễn ra trong ngành công nghiệp của bạn không? Có bước đột phá nào trong ngành công nghiệp của bạn mà mọi người ai cũng muốn biết về nó không?

Bước 3 – Huy động ngân sách

Việc đảm bảo có đủ ngân sách để tổ chức Hội thảo của bạn thường là một thách thức, đặc biệt khi bạn hoàn toàn phụ thuộc vào kinh phí bên ngoài. Khi kêu gọi các nhà đầu tư và các bên cho vay đầu tư kinh phí, hãy coi đó như là một cuộc bán hàng. Bạn sẽ cần phải tổng hợp một số tài liệu truyền thông. Bạn không cần phải có 1 bản kế hoạch kinh doanh 50 trang (vì hầu hết mọi người đều không đọc chúng). Thay vào đó, hãy chuẩn bị một bài trình bày Power Point hiệu quả không quá 10 trang. Bài trình bày sẽ bao gồm các chủ đề sau:

Hội thảo dự kiến sẽ có bao nhiêu khách tham dự?  Bạn có thể sử dụng dữ liệu tìm kiếm Google để hỗ trợ đề xuất của mình.

Một số dữ liệu về các Hội thảo tương tự đã được tổ chức trong ngành công nghiệp của bạn?

Điều gì làm cho Hội thảo của bạn nổi bật hơn so với các hội thảo khác trong ngành công nghiệp?

Điều gì sẽ làm cho mọi người muốn tham dự Hội thảo của bạn?

Chi phí bắt buộc của Hội thảo như Hội trường và thuê trang thiết bị là bao nhiêu?

Bạn dự kiến sẽ bán vé tham dự bao nhiêu tiền?

Bạn dự kiến sẽ tiếp thị Hội thảo như thế nào?

Khi nào bạn dự kiến sẽ hoàn trả tiền cho nhà đầu tư và bên cho vay và mức độ hoàn trả như thế nào?

Bước 4 – Đưa ra 1 bản ngân sách thực tế

Khi bạn đã qua giai đoạn kêu gọi đầu tư, hãy đánh giá một cách trung thực xem bạn đã kêu gọi đầu tư được bao nhiêu và cái gì bạn có thể và không thể thực hiện trong sự kiện của bạn. Đảm bảo bạn có đủ kinh phí chi trả cho các chi phí bắt buộc như thuê hội trường trước khi lựa chọn các dịch vụ khác như ăn uống. Khi đã làm xong ngân sách,hãy gửi cho những người chuyên xây dựng ngân sách để họ góp ý. Bạn không nên mong chờ họ sẽ giúp bạn quyết định một cách chính xác ngân sách sẽ chi vào mục nào mà để họ góp ý xem bạn có bỏ sót hạng mục nào hay không.

Bước 5 – Mời diễn giả phù hợp

Khi bạn đã quyết định được nội dung của Hội thảo (hội thảo trong nước, hội thảo quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị quốc tế, diễn đàn, forum), bước tiếp theo là tìm diễn giả phù hợp cho lĩnh vực đã lựa chọn. Hãy lên danh sách các diễn giả có thể cho mỗi chủ đề, sau đó xem các tài liệu và blog về ngành công nghiệp. Ai là người đứng đầu trong mỗi lĩnh vực? Giành thời gian xem các mạng nghề nghiệp. Gửi email cho các đồng nghiệp hỏi xem họ có biết chuyên gia nào trong lĩnh vực X hay không. Khi bạn đã có được danh sách các diễn giả tiềm năng, liên hệ với từng người qua email để xem mối quan tâm của họ đến Hội thảo như thế nào. Đừng ngại liên hệ với những người có chuyên môn cao trong ngành công nghiệp của bạn. Họ thường rất thích có được cơ hội để phát biểu trong Hội thảo. Khi bạn đã có được ý tưởng ai quan tâm đến chủ đề hội thảo, bạn cần thu thập 2 mẩu thông tin quan trọng từ mỗi diễn giả đó là: khi nào ông có thời gian và phí của ông là bao nhiêu? Khi bạn đã có ý tưởng về các mức phí, hãy xem ai phù hợp với ngân sách của bạn.  Có thể cần đến sự có đi có lại. Nếu diễn giả có thể thu hút sự quan tâm của khán giả yêu cầu mức phí cao gấp 3 lần mức phí của người khác, việc chi trả là đáng giá và hãy cắt bớt 1-2 bài trình bày phụ mà bạn đã dự kiến.

Bước 6 – Thuê địa điểm

Khi diễn giả đã được khẳng định và bạn đã có ý tưởng về Chương trình Hội thảo (hội thảo trong nước, hội thảo quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị quốc tế, diễn đàn, forum), đã đến lúc bạn phải tìm một địa điểm tổ chức Hội thảo. Khi chọn địa điểm, cần phải xem xét các vấn đề sau:

Giá. Có thể đàm phán giảm giá được không?

Hội trường.  Có đủ chỗ cho mỗi 1 chương trình riêng hay không?

Kích thước.  Có sân khấu rộng cho diễn giả không và chỗ ngồi rộng cho đại biểu không?

Thiết bị. Toàn bộ các thiết bị cần thiết có thể mang vào và chuyển ra dễ dàng không?

Chỗ đỗ xe. Chỗ đỗ xe có thuận tiện không và chi phí có hợp lý không?

Chỗ ở. Nếu cần, chỗ ở có gần địa điểm tổ chức Hội thảo không và các điều kiện có tiện lợi không?

Bước 7 – Hãy chuẩn bị lực lượng vào vị trí

Để tổ chức một cuộc hội thảo không chỉ có bạn, các diễn giả và khán giả mà cần rất nhiều người khác hỗ trợ bên ngoài để đảm bảo mọi thứ diễn ra trôi chảy. Xác định lĩnh vực mà bạn sẽ cần sự trợ giúp sau đó tìm người phù hợp. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các dịch vụ phổ biến như an ninh, quay phim chụp ảnh, ăn uống… ở bên ngoài. Hãy sử dụng công cụ Googles để tìm công ty cung cấp những dịch vụ này ở khu vực của bạn và tham khảo ý kiến một số người khác. Nếu bạn cần chuyên gia, hãy thử tìm kiếm thông qua mạng freelancers để thuê họ làm tạm thời.

Bước 8 – Thị trường, thị trường, thị trường

Bây giờ bạn đã thực hiện xong nhiều phần của khâu tổ chức Hội thảo (hội thảo trong nước, hội thảo quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị quốc tế, diễn đàn, forum), đã đến lúc cần có khán giả cho Hội thảo. Bạn cần phải tiếp thị. Hiện nay có nhiều trang công cụ tiếp thị hiệu quả online cả mất phí và miễn phí. Công cụ tiếp thị mất phí là mua Google AdWords và quảng cáo banner trên các trang web riêng về ngành công nghiệp. Công cụ tiếp thị miễn phí rất hữu ích đó là kết nối với các blogger trong ngành công nghiệp của bạn. Những người này luôn cần các nội dung mới để viết. Giả sử đó là một cuộc hội thảo buồn tẻ trong ngành công nghiệp, hãy gửi cho họ email và hỏi họ nếu họ có thể giúp giải quyết vấn đề này. Khi đó ngay lập tức bạn sẽ được đặt vào ví trí trước mặt khán giả của họ. Đảm bảo rằng bạn gửi kèm đường link tới trang web của Hội thảo để các blogger có thể gửi lại link với lĩnh vực quan tâm của họ.

Bước 9 – Chuẩn bị sẵn hệ thống đăng ký Hội thảo

Sử dụng công cụ tiếp thị để có được sự chú ý của mọi người là cách thức tuyệt vời, tuy nhiên khi những người muốn tham gia Hội thảo nhưng không thể đăng ký online là một điều phiền toái với bạn. Khi đó bạn cần có hệ thống đăng ký đơn giản nhất để mọi người khi tìm thấy thông tin hội thảo online có thể hiểu về nó và đăng ký tham dự qua website. Trong thế giới số ngày nay, mọi người đều muốn đăng ký Hội thảo qua hệ thống online. Form đăng ký bản cứng và gửi qua bưu điện là công cụ của quá khứ.

Bước 10 – Update thông tin liên tục

Khi bạn đã có được danh sách cuối cùng đại biểu tham dự, bạn muốn mọi người cảm thấy hứng thú với Hội thảo của bạn. Hãy cập nhật thường xuyên thông tin hội thảo trên website hội thảo. Đưa danh sách diễn giả và chương trình hội thảo lên webiste. Trong ngày diễn ra Hội thảo, đảm bảo bạn có chương trình hội thảo online và có địa chỉ email Hội thảo để có thể trả lời nhanh đối với các câu hỏi.

Trên đây là mười bước đơn giản và hiệu quả để bạn có thể tổ chức được một Hội thảo. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức Hội thảo, Hội nghị trong nước và quốc tế, Newstarlight Travel cam kết sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ tổ chức Hội thảo tốt nhất, làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ Newstarlight Travel, xin vui lòng liên hệ Tel: (04) 3998 1323 Hotline: 0936 042 333